Положення про порядок ведення договірної роботи в Львівському окружному адміністративному суді

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Львівського окружного

адміністративного суду №40-ОД

від 04 червня 2019 року

ПОЛОЖЕННЯ
про порядок ведення договірної роботи в Львівському окружному адміністративному суді

І. Загальні положення

1. Положення про порядок ведення договірної роботи в Львівському окружному адміністративному суді (далі – Положення) встановлює основні засади організації договірної роботи в суді, а також механізм взаємодії структурних підрозділів Львівського окружного адміністративного суду (далі -Суд) при підготовці (складанні), погодженні, підписанні проектів договорів, реєстрації, виконанні та зберіганні договорів.
2. Дія Положення поширюється на:

1) договори, які укладаються відповідно до положень Цивільного та Господарського кодексів України, у тому числі в порядку та на умовах, передбачених законодавством про здійснення державних закупівель;

2) договори, які не містять фінансових зобов’язань.

3. Дія Положення не поширюється на міжнародні договори та договори, порядок укладення яких регулюється законодавством про працю.
4. Положення є обов’язковим для виконання усіма працівниками Суду, які беруть участь у веденні договірної роботи.
5. Договори від імені Суду укладаються в письмовій формі за підписом Голови Суду або уповноваженої особи, яка має право першого підпису фінансово-господарських документів на підставі наказу Суду (далі – уповноважена особа Суду).
6. Договірна робота в Суді повинна сприяти:

• забезпеченню належного виконання договірних зобов’язань;
• економії та раціональному використанню матеріальних, трудових, фінансових та інших видів ресурсів;
• забезпеченню захисту й відновленню порушених майнових прав та інтересів  Суду;
• зниженню непродуктивних витрат, усуненню причин і умов, що їх спричиняють;
• забезпеченню відповідальності порушників договірної дисципліни.

7. До договірної роботи належить:

• підготовка проекту договору або розгляд проекту договору, що надійшов від іншої сторони (контрагента);
• погодження (візування) проекту договору заінтересованими структурними підрозділами;
• підписання договору;
• реєстрація та зберігання укладеного договору;
• здійснення контролю за розрахунками та виконанням договірних зобов’язань.

ІІ. Порядок розробки та опрацювання проектів договорів,

загальні вимоги до договорів

1. Договори, стороною в яких виступає Суд, укладаються за результатами проведеної процедури державної закупівлі товарів, робіт та послуг, або у випадку якщо така закупівля не підпадає під вимоги законодавства про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти, без проведення такої процедури.
2. Проект договору готується лише після включення такої закупівлі до річного плану закупівель чи відповідного додатка до нього на підставі службової записки керівника структурного підрозділу (або особи, що виконує обов’язки), який виступає з ініціативою про необхідність укладання договору або до повноважень якого належать питання, що становлять предмет договору (далі – відповідальний структурний підрозділ).
3. Визначення предмету договору здійснюється відповідальним структурним підрозділом спільно із секретарем тендерного комітету відповідно до вимог Порядку визначення предмета закупівлі у тому числі на основі національного класифікатора України за показником четвертої цифри основного словника із зазначенням у дужках конкретної назви товару чи послуги.
4. Проект договору може розроблятися будь-якою із сторін, що домовляються, крім випадків, передбачених законодавством.
5. У разі отримання проекту договору від іншої сторони (контрагента) відповідальний структурний підрозділ розглядає умови проекту договору, проводить попередню перевірку умов проекту договору, копій установчих документів сторони (контрагента) за договором та інших документів, наданих стороною (контрагентом).
6. Під час укладання договору відповідальний структурний підрозділ перевіряє наявність у сторони (контрагента) за договором відповідно до установчих документів права на провадження відповідного виду господарської діяльності, а також наявність відповідних ліцензій, патентів, інших дозвільних документів на реалізацію товару, здійснення робіт, надання послуг (якщо законодавством передбачено обов’язковість їх отримання) тощо.
7. Проект договору має відповідати таким вимогам:
   • відповідність законодавству;
   • логічна послідовність викладу;
   • відсутність суперечностей у тексті проекту договору;
   • доступність для розуміння.
8. Договір вважається укладеним, якщо між сторонами досягнуто згоди за всіма істотними умовами. Істотними умовами договору є ті, що визначені законодавством або ті, що необхідні для договору цього виду, а також усі ті умови, щодо яких за заявою однієї із сторін має бути досягнуто згоди, зокрема:
   • дата й місце його укладання;
   • найменування сторін;
   • предмет договору (найменування товарів, робіт, послуг), характер виконуваної роботи (послуг, що надаються), їх відповідність науковим, технічним, економічним та іншим вимогам);
   • ціна договору (вартість товарів, робіт, послуг), порядок розрахунків;
   • зобов’язання (права та обов’язки) сторін за договором;
   • порядок виконання, здачі та приймання робіт (надання послуг);
   • гарантійні зобов’язання (у разі необхідності);
   • відповідальність сторін (у тому числі звільнення Суду від відповідальності за порушення грошових зобов’язань у зв’язку з несвоєчасним відкриттям бюджетних асигнувань не з вини Суду, а також несвоєчасним проведенням органами Державної казначейської служби України відповідних платежів);
   • форс-мажорні обставини;
   • порядок врегулювання спорів;
   • строк дії договору, порядок внесення змін, умови розірвання договору та припинення його дії;
   • юридичні адреси сторін та банківські реквізити.
9. При укладенні Судом договорів, які передбачають поставку (купівлю-продаж) товарів для потреб Суду, місцем поставки товару є місцезнаходження Суду та вважається однією з істотних умов цього договору.
10. Крім умов, зазначених у пункті 8 розділу ІІ Положення, договором можуть бути передбачені інші умови, які погоджені сторонами, та не суперечать законодавству.
11. Невід’ємною частиною наданого для розгляду проекту договору можуть бути:

1) специфікація;

2) протокол погодження договірної ціни та/або калькуляція кошторисної вартості з розрахунками відповідно до статей витрат;

3) графік виконання робіт;

4) технічні вимоги (у разі необхідності);

5) інша документація, що є невід’ємною складовою договору.

12. До проекту договору також додається виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців станом на дату підготовки проекту договору.
13. Відповідальний структурний підрозділ забезпечує отримання від контрагента зазначених документів.
14. Усі договори, які укладаються від імені Суду, перевіряються керівником відповідального структурного підрозділу суду, головним спеціалістом (юрисконсультом) та/або заступником керівника апарату на відповідність їх законодавству, дієздатність суб’єкта укладати договір, можливість виконання взятих зобов’язань тощо.
15. Договори, що підпадають під сферу застосування законодавства у сфері закупівлі товарів, робіт і послуг за державні кошти, укладаються з урахуванням вимог цього законодавства.
16. Проект договору направляється в паперовій формі та/або електронній відповідальним структурним підрозділом на опрацювання до інших зацікавлених структурних підрозділів (які залучаються, відповідно до їх повноважень, до підготовки документа).
17. Строк опрацювання проекту договору зацікавленими структурними підрозділами, не повинен перевищувати трьох робочих днів з дати отримання такого проекту.
18. Головний спеціаліст (юрисконсульт), на якого покладено функціональний обов’язок здійснювати правову роботу у Суді та опрацювання договорів, погоджує (візує) проект договору, крім додатків до проекту договору, за наявності віз керівників всіх структурних підрозділів, які залучалися до підготовки документа.
19. Погодження проекту договору здійснюється шляхом візування керівником відповідного структурного підрозділу на відповідному аркуші погодження, із зазначенням посади, особистого підпису, ініціалів та прізвища посадової особи. (дод. 1).
20. Опрацювання та погодження проектів договорів здійснюється в такій послідовності:

1) відповідальним структурним підрозділом у частині:

• визначення предмета договору;
• приведення змісту договору у відповідність до його цілей, а також перевірки тексту договору на дотримання правил орфографії, стилістики та граматики українського ділового мовлення;
• відповідності законодавству про здійснення державних закупівель;
• відповідності предмета закупівлі та його вартості розрахункам, які обґрунтовують показники видатків бюджету і є невід’ємною частиною кошторису;

2) зацікавленим структурним підрозділом у частині надання пропозицій (зауважень) до проекту договору, якщо предмет договору належить до повноважень зазначеного підрозділу;

3) секретарем тендерного комітету  Суду у частині відповідності предмета договору та очікуваної вартості закупівлі річному плану закупівель або додатку до нього;

4) відділ господарського забезпечення суду – за укладання договорів, що стосуються господарської діяльності суду, забезпечення роботи телефонних мереж суду, придбання  господарських товарів, виконання робіт та послуг тощо;

5) головний спеціаліст (юрисконсульт) Суду здійснює проведення правової оцінки проекту договору щодо встановлення відповідності вимогам законодавства положень, викладених у проекті договору, перевірка тексту договору на дотримання правил орфографії, стилістики та граматики українського ділового мовлення. Проведення правової оцінки додатків до проекту договору головним спеціалістом (юрисконсультом) Суду не здійснюється.

6) відділом планово-фінансової діяльності, бухгалтерського обліку та звітності (бухгалтерською службою) щодо проекту договору, стороною за яким є Суд, у частині:

• відповідності напрямків видатків кошторисним призначенням;
• наявності та достатності бюджетних асигнувань, установлених кошторисом, з урахуванням потреби в забезпеченні виконання пріоритетних заходів поточного бюджетного року;
• відповідності порядку здійснення оплати за договором нормативно правовим актам, що регулюють бюджетні відносини;
• правильності арифметичних розрахунків у додатках до проекту договору (протоколі погодження договірної ціни, калькуляції, специфікації тощо).

7) у разі укладення договору, пов’язаного з капітальним будівництвом (реконструкцією), ремонтом (у тому числі поточним), перевірка правильності кошторисної документації здійснюється або уповноваженим спеціалістом територіального управління Державної судової адміністрації України, або залученим кваліфікованим спеціалістом у цій сфері діяльності.

21. Після погодження (візування) керівниками всіх структурних підрозділів (які залучалися до підготовки документа), бухгалтерською службою, головним спеціалістом (юрисконсультом) та/або заступником керівника апарату, примірники проекту договору, стороною за яким є Суд, подаються відповідальним структурним підрозділом на підпис голові суду, або уповноваженій особі Суду.
22. Подання відповідальним структурним підрозділом на підпис уповноваженій особі Суду без попереднього погодження проекту договору заступником керівника апарату Суду, або головним спеціалістом (юрисконсультом), начальником відділу господарського забезпечення, та бухгалтерською службою (у випадку якщо проект договору містить фінансові зобов’язання сторін) не допускається.
23. Супроводження договору в частині підписання його контрагентом забезпечується відповідальним структурним підрозділом.
24. Розбіжності, які виникають між сторонами під час підготовки проекту договору або укладення договору розглядаються відповідальним структурним підрозділом, який супроводжує договір, із залученням, у разі необхідності, заступника голови Суду або із залученням, у разі необхідності, відповідних самостійних структурних підрозділів Державної судової адміністрації України чи структурних підрозділів територіального управління Державної судової адміністрації України в Львівській області.
25. Погодження та підписання проектів додаткових договорів (угод) про внесення змін і доповнень до укладених договорів здійснюється відповідальним структурним підрозділом у порядку, передбаченому для договорів.
26. У проекті додаткового договору (угоди) до договору обов’язково зазначається:

• номер, дата й місце укладення додаткового договору (угоди);
• номер і дата укладення договору, до якого вносяться зміни або який планується розірвати; найменування сторін за додатковим договором (угодою);
• умови, які підлягають зміні або доповненню;
• підписи уповноважених представників сторін;
• печатки сторін (у разі наявності).

ІІІ. Реєстрація та зберігання договорів

1. Реєстрація та ведення журналу обліку угод здійснюється головним спеціалістом (юрисконсультом) та/або відділом планово фінансової діяльності бухгалтерського обліку та звітності (бухгалтерською службою).
2. Обов’язки працівників відповідальних за реєстрацію та ведення Журналу обліку угод передбачається в їх посадових інструкціях.
3. Усі підписані сторонами примірники договорів і додаткових договорів (угод) реєструються в Журналі обліку угод. (дод. 2).
4. Журнал обліку угод ведеться головним спеціалістом (юрисконсультом) та/або відділом планово фінансової діяльності бухгалтерського обліку та звітності (бухгалтерською службою) протягом відповідного календарного року, починаючи з 1 січня поточного року.
5. Протягом одного робочого дня після укладення Судом договору (додаткового договору (угоди) усі його оригінальні примірники подаються для реєстрації в Журналі обліку угод. Передачу на реєстрацію примірників договору, додаткового договору (угоди) здійснює відповідальний структурний підрозділ.
6. Для реєстрації разом із примірниками договору, додаткового договору(угоди) подаються оригінали додатків до договору, додаткового договору (угоди), що є його невід’ємною частиною, та, в разі наявності, копії інших документів, що стосуються договору.
7. Реєстраційний номер договору складається з номера по порядку у відповідності до раніше зареєстрованих договорів у Журналі обліку угод. У разі подання на реєстрацію примірників договору з присвоєними реєстраційними номерами контрагентів номер реєстрації Суду ставиться через дріб. Додаткові договори (угоди) реєструються з присвоюванням порядкового номера такого додаткового договору (угоди) у відповідності до раніше укладених додаткових угод про внесення змін і доповнень до договору та через дріб реєстраційного номера, визначеного в Журналі обліку угод.
8. Договори, додаткові договори (угоди) про внесення змін до укладеного договору зберігаються в бухгалтерській службі разом з цим договором.
9. У разі необхідності отримання структурним підрозділом копій договорів, додаткових договорів (угод), відповідальний структурний підрозділ на підставі службової записки структурного підрозділу, підписаної керівником, здійснює копіювання договорів, додаткових договорів (угод).

IV. Розрахунки за договорами

1. Розрахунки за договорами здійснюються за рахунок коштів, передбачених і затверджених кошторисом Суду на відповідний бюджетний рік.
2. Розрахунки за договором здійснюються на умовах, визначених у відповідному договорі.
3. У випадку невиконання або неналежного виконання договору нарахування штрафних санкцій забезпечується відповідальним структурним підрозділом після консультацій з бухгалтерською службою.

V. Виконання договорів

1. Супроводження договору та забезпечення виконання умов договору здійснює відповідальний структурний підрозділ, який несе відповідальність за перевірку дотримання таких умов.
2. Приймання чи передача товарів (робіт, послуг) оформлюється накладною або двостороннім актом, що складається сторонами тощо і є підставою для взаємних розрахунків.
3. Приймання чи передача товарів (робіт, послуг) здійснюється виключно за погодженням з представником відповідального структурного підрозділу та/або матеріально-відповідальної особи шляхом візування відповідного акта/ підписання накладної.
4. Зі сторони Суду акт/накладна погоджується (візується/підписується) відповідальним структурним підрозділом і подається на підпис голові Суду (або уповноваженій особі Суду), після чого передається до бухгалтерської служби для подальшого опрацювання.

 VI. Контроль за виконанням договорів

1. Загальний контроль за веденням договірної роботи, у межах наданих повноважень, здійснюється заступником керівника апарату Суду.
2. Відповідальний структурний підрозділ здійснює контроль за термінами виконання договірних зобов’язань, за своєчасним нарахуванням штрафних санкцій за порушення умов договору тощо.
3. У разі необхідності, з метою отримання практичної допомоги в підготовці матеріалів для пред’явлення претензій до сторони (контрагента), якою було порушено умови договору, або звернення до суду, відповідальний структурний підрозділ звертається до юридичної служби в порядку, встановленому Положенням про порядок ведення претензійно-позовної роботи в Державній судовій адміністрації України та її територіальних управліннях.
4. Про неналежне виконання договірних зобов’язань і наявність претензій до сторони (контрагента) за договором відповідальний структурний підрозділ інформує службовою запискою керівника апарату суду.

VIІ. Відповідальність за ведення договірної роботи

1. Відповідальність за ведення договірної роботи: розроблення, погодження, укладення та виконання договорів, перевірку відповідності виконаних робіт (наданих послуг, поставлених товарів) умовам укладених договорів, достовірність складання накладних/актів приймання-передачі товарів (робіт, послуг) тощо, дотримання термінів виконання договору, своєчасне нарахування штрафних санкцій, у разі неналежного виконання стороною (контрагентом) договірних зобов’язань тощо покладається на відповідальний структурний підрозділ з моменту підготовки проекту договору до повного його виконання.
2. Відповідальність за своєчасність здійснення фінансових операцій, відповідність їх кодам економічної класифікації видатків бюджету та кошторисним призначенням, правильність нарахування штрафних санкцій, уразі неналежного виконання стороною (контрагентом) договірних зобов’язань покладається на бухгалтерську службу.
3. Відповідальність за відповідність договорів, стороною за яких є Суд, на предмет запобігання незаконному та неефективному використанню бюджетних коштів, покладається на відділ планово-фінансової діяльності, бухгалтерського обліку та звітності ( бухгалтерську службу).
4. Відповідальність за відповідність договорів вимогам законодавства, покладається на головного спеціаліста (юрисконсульта).
5. Недотримання порядку ведення договірної роботи, встановленого Положенням, є порушенням трудової дисципліни (невиконання чи неналежне виконання службових обов’язків) і тягне за собою відповідальність винних у цьому осіб відповідно до законодавства.

Керівник апарату суду                                                                                                                                                      О.Г. Томашівський

Додаток 1 до Положення про порядок ведення

договірної роботи в Львівському окружному

адміністративному суді (пункт 19 розділу ІІ)

Додаток 2 до Положення про порядок ведення

договірної роботи в Львівському окружному

адміністративному суді (пункт 19 розділу ІІ)