flag Судова влада України

Єдиний Контакт-центр судової влади України 0-800-501-492

Положення про порядок ведення договірної роботи в Львівському окружному адміністративному суді

                       

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Львівського окружного

адміністративного суду №31-ОД

від 11 травня 2018 року

 

ПОЛОЖЕННЯ
про порядок ведення договірної роботи в Львівському окружному адміністративному суді

      Положення про порядок ведення договірної роботи в Львівському окружному адміністративному суді (далі – Положення) встановлює основні засади організації договірної роботи в суді, а також механізм взаємодії структурних підрозділів Львівського окружного адміністративного суду (далі -Суд) при підготовці (складанні), погодженні, підписанні проектів договорів, реєстрації, виконанні та зберіганні договорів.

  1. Дія Положення поширюється на:

1) договори, які укладаються відповідно до положень Цивільного та Господарського кодексів України, у тому числі в порядку та на умовах, передбачених законодавством про здійснення державних закупівель;

2) договори, які не містять фінансових зобов’язань.

  1. Дія Положення не поширюється на міжнародні договори та договори, порядок укладення яких регулюється законодавством про працю.
  2. Положення є обов’язковим для виконання усіма працівниками Суду, які беруть участь у веденні договірної роботи.
  3. Договори від імені Суду укладаються в письмовій формі за підписом Голови Суду або уповноваженої особи, яка має право першого підпису фінансово-господарських документів на підставі наказу Суду (далі – уповноважена особа Суду).
  4. Договірна робота в Суді повинна сприяти:

забезпеченню належного виконання договірних зобов’язань;

економії та раціональному використанню матеріальних, трудових, фінансових та інших видів ресурсів;

забезпеченню захисту й відновленню порушених майнових прав та інтересів  Суду;

зниженню непродуктивних витрат, усуненню причин і умов, що їх спричиняють;

забезпеченню відповідальності порушників договірної дисципліни.

  1. До договірної роботи належить:

підготовка проекту договору або розгляд проекту договору, що надійшов від іншої сторони (контрагента);

погодження (візування) проекту договору заінтересованими структурними підрозділами;

підписання договору;

реєстрація та зберігання укладеного договору;

здійснення контролю за розрахунками та виконанням договірних зобов’язань.

 

ІІ. Порядок розробки та опрацювання проектів договорів,

загальні вимоги до договорів

  1. Договори, стороною в яких виступає Суд, укладаються за результатами проведеної процедури державної закупівлі товарів, робіт та послуг, або у випадку якщо така закупівля не підпадає під вимоги законодавства про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти, без проведення такої процедури.
  2. Проект договору готується лише після включення такої закупівлі до річного плану закупівель чи відповідного додатка до нього на підставі службової записки керівника структурного підрозділу (або особи, що виконує обов’язки), який виступає з ініціативою про необхідність укладання договору або до повноважень якого належать питання, що становлять предмет договору (далі – відповідальний структурний підрозділ).

       Визначення предмету договору здійснюється відповідальним структурним підрозділом спільно із секретарем тендерного комітету відповідно до вимог Порядку визначення предмета закупівлі у тому числі на основі національного класифікатора України за показником четвертої цифри основного словника із зазначенням у дужках конкретної назви товару чи послуги.

  1. Проект договору може розроблятися будь-якою із сторін, що домовляються, крім випадків, передбачених законодавством.
  2. У разі отримання проекту договору від іншої сторони (контрагента) відповідальний структурний підрозділ розглядає умови проекту договору. Відповідальний структурний підрозділ проводить попередню перевірку умов проекту договору, копій установчих документів сторони (контрагента) за договором та інших документів, наданих стороною (контрагентом).

      Під час укладання договору відповідальний структурний підрозділ перевіряє наявність у сторони (контрагента) за договором відповідно до установчих документів права на провадження відповідного виду господарської діяльності, а також наявність відповідних ліцензій, патентів, інших дозвільних документів на реалізацію товару, здійснення робіт, надання послуг (якщо законодавством передбачено обов’язковість їх отримання) тощо.

  1. Проект договору має відповідати таким вимогам:

1) відповідність законодавству;

2) логічна послідовність викладу;

3) відсутність суперечностей у тексті проекту договору;

4) доступність для розуміння.

  1. Договір вважається укладеним, якщо між сторонами досягнуто згоди за всіма істотними умовами. Істотними умовами договору є ті, що визначені законодавством або ті, що необхідні для договору цього виду, а також усі ті умови, щодо яких за заявою однієї із сторін має бути досягнуто згоди, зокрема:

1) дата й місце його укладання;

2) найменування сторін;

3) предмет договору (найменування товарів, робіт, послуг), характер виконуваної роботи (послуг, що надаються), їх відповідність науковим, технічним, економічним та іншим вимогам);

4) ціна договору (вартість товарів, робіт, послуг), порядок розрахунків;

5) зобов’язання (права та обов’язки) сторін за договором;

6) порядок виконання, здачі та приймання робіт (надання послуг);

7) гарантійні зобов’язання (у разі необхідності);

8) відповідальність сторін (у тому числі звільнення Суду від відповідальності за порушення грошових зобов’язань у зв’язку з несвоєчасним відкриттям бюджетних асигнувань не з вини Суду, а також несвоєчасним проведенням органами Державної казначейської служби України відповідних платежів);

9) форс-мажорні обставини;

10) порядок врегулювання спорів;

11) строк дії договору, порядок внесення змін, умови розірвання договору та припинення його дії;

12) юридичні адреси сторін та банківські реквізити.

  1. При укладенні Судом договорів, які передбачають поставку (купівлю-продаж) товарів для потреб Суду, місцем поставки товару є місцезнаходження  Суду  та вважається однією з істотних умов цього договору.
  2. Крім умов, зазначених у пункті 6 розділу ІІ Положення, договором можуть бути передбачені інші умови, які погоджені сторонами, та не суперечать законодавству.
  3. Невід’ємною частиною наданого для розгляду проекту договору можуть бути:
    1) специфікація;
    2) протокол погодження договірної ціни та/або калькуляція кошторисної вартості з розрахунками відповідно до статей витрат;
    3) графік виконання робіт;
    4) технічні вимоги (у разі необхідності);
    5) інша документація, що є невід’ємною складовою договору.
  4. До проекту договору також додаються такі документи:

1) виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців станом на дату підготовки проекту договору;

2) копія установчих документів;3) копії свідоцтва про реєстрацію платника податку та свідоцтва про реєстрацію платника податку на додану вартість (у разі наявності).

Відповідальний структурний підрозділ забезпечує отримання від контрагента зазначених документів.

  1. Усі договори, які укладаються від імені Суду, перевіряються на відповідність їх законодавству, дієздатність суб’єкта укладати договір, можливість виконання взятих зобов’язань тощо.

       Договори, що підпадають під сферу застосування законодавства у сфері закупівлі товарів, робіт і послуг за державні кошти, укладаються з урахуванням вимог цього законодавства.

  1. Проект договору направляється в електронній та/або паперовій формі відповідальним структурним підрозділом на опрацювання до інших структурних підрозділів, заступника керівника апарату (які залучаються, відповідно до їх повноважень, до підготовки документа).Строк опрацювання проекту договору структурними підрозділами, заступником керівника апарату не повинен перевищувати трьох робочих днів з дати отримання такого проекту.

      За наявності зауважень (пропозицій) до проекту договору структурний підрозділ, заступник керівника апарату надсилає їх в електронній та/або паперовій формі відповідальному структурному підрозділу для опрацювання та узагальнення.

  1. Керівник відповідального структурного підрозділу погоджує (візує) один з примірників доопрацьованого, з урахуванням отриманих зауважень (пропозицій), проекту договору, а також додатки до нього та передає проект на погодження до структурних підрозділів (які залучалися до підготовки документа) та заступника керівника апарату Суду.

       Заступник керівника апарату, на якого покладено функціональний обов’язок здійснювати правову роботу у Суді та опрацювання договорів, погоджує (візує) проект договору, крім додатків до проекту договору, за наявності віз керівників всіх структурних підрозділів (які залучалися до підготовки документа), у тому числі відділу планово-фінансової діяльності, бухгалтерського обліку та звітності Суду, далі – бухгалтерська служба (за виключенням договорів, які не містять фінансових зобов’язань, щодо проекту договору, стороною за яким є Суд).

       Після погодження (візування) керівниками всіх структурних підрозділів (які залучалися до підготовки документа), бухгалтерською службою  щодо проекту договору, стороною за яким є  Суд, та заступником керівника апарату, примірники проекту договору подаються відповідальним структурним підрозділом на погодження (візування) заступнику голови Суду, який спрямовує, координує та контролює діяльність відповідального структурного підрозділу.

  1. Погодження проекту договору здійснюється шляхом візування керівником відповідного структурного підрозділу лицьового боку всіх аркушів одного з примірників проекту договору.
  2. Візи, указані в пунктах 13 та 14 розділу ІІ Положення, повинні складатися з особистого підпису, ініціала (ів) і прізвища посадової особи, яка погоджує (візує) проект договору.
  3. Опрацювання та погодження проектів договорів здійснюється в такій послідовності:

1) відповідальним структурним підрозділом у частині:

визначення предмета договору;

приведення змісту договору у відповідність до його цілей, а також перевірки тексту договору на дотримання правил орфографії, стилістики та граматики українського ділового мовлення;

відповідності законодавству про здійснення державних закупівель;

відповідності предмета закупівлі та його вартості розрахункам, які обґрунтовують показники видатків бюджету і є невід’ємною частиною кошторису;

2) секретарем тендерного комітету  Суду у частині відповідності предмета договору та очікуваної вартості закупівлі річному плану закупівель або додатку до нього;

3) відділом планово-фінансової діяльності, бухгалтерського обліку та звітності (бухгалтерською службою) щодо проекту договору, стороною за яким є Суд, у частині запобігання незаконному та неефективному використанню бюджетних коштів та в частині: відповідності напрямків видатків кошторисним призначенням; наявності та достатності бюджетних асигнувань, установлених кошторисом, з урахуванням потреби в забезпеченні виконання пріоритетних заходів поточного бюджетного року; відповідності порядку здійснення оплати за договором нормативно правовим актам, що регулюють бюджетні відносини; правильності арифметичних розрахунків у додатках до проекту договору (протоколі погодження договірної ціни, калькуляції, специфікації тощо).

4) У разі укладення договору, пов’язаного з капітальним будівництвом (реконструкцією), ремонтом (у тому числі поточним), перевірка правильності кошторисної документації здійснюється або уповноваженим спеціалістом територіального управління Державної судової адміністрації України, або залученим кваліфікованим спеціалістом у цій сфері діяльності.

5) заступником керівника апарату Суду в частині відповідності вимогам законодавства.

  1. Заступник керівника апарату Суду здійснює проведення правової оцінки проекту договору щодо встановлення відповідності вимогам законодавства положень, викладених у проекті договору, наявності в договорі всіх істотних умов, які є необхідними для договорів даного виду.

      Проведення правової оцінки додатків до проекту договору  заступником керівника апарату Суду не здійснюється.

  1. Після погодження (візування) керівниками всіх структурних підрозділів (які залучалися до підготовки документа), бухгалтерською службою, заступником керівника апарату та заступником голови Суду, який спрямовує, координує та контролює діяльність відповідального структурного підрозділу, примірники проекту договору, стороною за яким є  Суд, подаються відповідальним структурним підрозділом на підпис уповноваженій особі Суду.
  2. Подання відповідальним структурним підрозділом на підпис уповноваженій особі Суду без попереднього погодження проекту договору заступником керівника апарату Суду та бухгалтерською службою (у випадку якщо проект договору містить фінансові зобов’язання сторін) не допускається.
  3. Супроводження договору в частині підписання його контрагентом забезпечується відповідальним структурним підрозділом.
  4. Розбіжності, які виникають між сторонами під час підготовки проекту договору або укладення договору розглядаються відповідальним структурним підрозділом, який супроводжує договір, із залученням, у разі необхідності, заступника голови Суду або із залученням, у разі необхідності, відповідних самостійних структурних підрозділів Державної
    судової адміністрації України чи структурних підрозділів територіального
    управління Державної судової адміністрації України в Львівській області.

        У випадку наявності заперечень щодо умов проекту договору, стосовно яких не можна досягти згоди шляхом усних домовленостей, сторона, яка одержала проект договору, складає та підписує належним чином оформлений протокол розбіжностей і не пізніше 20-денного строку після одержання проекту договору надсилає іншій стороні два примірники протоколу розбіжностей. Протокол розбіжностей готує відповідальний структурний підрозділ.

  1. Погодження та підписання проектів додаткових договорів (угод) про внесення змін і доповнень до укладених договорів здійснюється відповідальним структурним підрозділом у порядку, передбаченому для договорів.
  2. У проекті додаткового договору (угоди) до договору обов’язково зазначається:

номер, дата й місце укладення додаткового договору (угоди);

номер і дата укладення договору, до якого вносяться зміни або який планується розірвати; найменування сторін за додатковим договором (угодою);

умови, які підлягають зміні або доповненню;

підписи уповноважених представників сторін;

печатки сторін (у разі наявності).

  1. При наявності відмови з боку контрагента про зміну або розірвання договору та, за необхідності, відповідальний структурний підрозділ подає службову записку з обґрунтуванням до заступника керівника апарату для врегулювання спору в судовому порядку.

ІІІ. Реєстрація та зберігання договорів

  1. Реєстрація та ведення журналу реєстрації договорів здійснюється відділом планово фінансової діяльності бухгалтерського обліку та звітності (бухгалтерською службою).

Обов’язки працівників відповідальних за реєстрацію та ведення Журналу реєстрації договорів  передбачається в їх посадових інструкціях.

  1. Усі підписані сторонами примірники договорів і додаткових договорів (угод) реєструються в Журналі реєстрації договорів, форма якого визначена в Додатку 1.
  2. Журнал реєстрації договорів і додаткових договорів (угод) повинен мати номенклатурний номер, бути пронумерований у правому верхньому куті, використовуючи чорнильну або кулькову ручку з чорнилом темного кольору, прошитий нитками через три проколювання голкою, шилом або іншим устаткуванням. У кінці Журналу на зворотному боці останнього аркуша складається засвідчувальний напис: "Журнал реєстрації договорів за ___ рік прошито та пронумеровано на ____ арк.", який скріплюється підписом керівника апарату, засвідчений відбитком печатки Суду. Журнал реєстрації договорів і додаткових договорів (угод) ведеться відділом планово фінансової діяльності бухгалтерського обліку та звітності (бухгалтерською службою) протягом відповідного календарного року, починаючи з 1 січня поточного року.
  3. Протягом одного робочого дня після укладення Судом договору (додаткового договору (угоди) усі його оригінальні примірники подаються для реєстрації в Журналі реєстрації договорів і додаткових договорів (угод). Передачу на реєстрацію примірників договору, додаткового договору (угоди) здійснює відповідальний структурний підрозділ.
  4. Для реєстрації разом із примірниками договору, додаткового договору(угоди) подаються оригінали додатків до договору, додаткового договору (угоди), що є його невід’ємною частиною, та, в разі наявності, копії інших документів, що стосуються договору.
  5. За результатами розгляду документів, зазначених у пункті 5 розділу ІІІ Положення, здійснюється реєстрація договору, додаткового договору (угоди), присвоюється дата й номер реєстрації на всіх його примірниках.

      Реєстраційний номер договору складається з номера по порядку у відповідності до раніше зареєстрованих договорів у Журналі реєстрації  договорів і через тире останні дві цифри року реєстрації. У разі подання на реєстрацію примірників договору з присвоєними реєстраційними номерами контрагентів номер реєстрації  Суду ставиться через дріб. Додаткові договори (угоди) реєструються з присвоюванням порядкового номера такого додаткового договору (угоди) у відповідності до раніше укладених додаткових угод про внесення змін і доповнень до договору та через дріб реєстраційного номера, визначеного в Журналі реєстрації договорів.

  1. Після реєстрації договору, додаткового договору (угоди) відповідальний структурний підрозділ:

1) один примірник договору, додаткового договору (угоди), у випадку якщо договір містить фінансові зобов’язання сторін, (з візами) передає протягом одного робочого дня до бухгалтерської служби для виконання в межах повноважень і зберігання;

інший примірник договору, додаткового договору (угоди), у випадку якщо договір містить фінансові зобов’язання сторін, після реєстрації в органах Державної казначейської служби України надсилає стороні (контрагенту) за договором;

скановану копію зареєстрованого договору, додаткового договору (угоди) за умови, що вартість предмета закупівлі дорівнює або перевищує 50 тисяч гривень, протягом одного дня з дня укладання договору надсилає на електронну адресу секретаря тендерного комітету для оприлюднення звіту про укладені договори в системі електронних закупівель;

2) примірник договору, додаткового договору (угоди), у випадку якщо договір не містить фінансових зобов’язань сторін, (з візами) зберігається у відповідальному структурному підрозділі для контролю за виконанням і зберігання;  інший примірник договору, додаткового договору (угоди), у випадку якщо договір не містить фінансових зобов’язань сторін, надсилається (передається) стороні (контрагенту) за договором;

3) копію зареєстрованого договору, додаткового договору (угоди) протягом одного робочого дня передає заступнику керівника апарату.

  1. Примірник договору (додаткового договору (угоди), який надсилається іншій стороні (контрагенту), у разі його складення на двох і більше аркушах, прошивається відповідальним структурним підрозділом нитками через три проколювання голкою, шилом або іншим устаткуванням. У кінці договору, додаткового договору (угоди) на зворотному боці останнього аркуша на місці прошивки розміщується наклейка з паперу розміром 4 на 6 см, яка містить засвідчувальний напис: "Прошито та пронумеровано на ____ арк.", який скріплюється підписом керівника відповідального структурного підрозділу, засвідчений відбитком печатки, на якій зазначено найменування Суду.
  2. Наклейка розміщується на місці прошивки, не закриваючи при цьому кінці нитки. Печатка розміщується таким чином, щоб охоплювати частину наклейки та зворотного боку останнього аркуша договору (додаткового договору (угоди).
  3. У відповідальному структурному підрозділі зберігаються копії договору, додаткового договору (угоди) і документи, зазначені в пунктах 9 та10 розділу ІІ Положення. У випадку якщо договір не містить фінансових зобов’язань сторін, у відповідальному структурному підрозділі зберігається оригінал договору (з візами).
  4. Договори, додаткові договори (угоди) про внесення змін до укладеного договору зберігаються в бухгалтерській службі разом з цим договором (у випадку якщо договір містить фінансові зобов’язання сторін.
  5. У разі необхідності отримання структурним підрозділом копій договорів, додаткових договорів (угод), які містять фінансові зобов’язання сторін, бухгалтерська служба (відповідальний структурний підрозділ) на підставі службової записки структурного підрозділу, підписаної керівником, здійснює копіювання договорів, додаткових договорів (угод).У разі необхідності отримання структурним підрозділом копій договорів, додаткових договорів (угод), які не містять фінансових зобов’язань сторін, відповідальний структурний підрозділ на підставі службової записки структурного підрозділу, підписаної керівником, здійснює копіювання договорів, додаткових договорів (угод).

IV.Розрахунки за договорами

1. Розрахунки за договорами здійснюються за рахунок коштів, передбачених і затверджених кошторисом Суду на відповідний бюджетний рік.

2. Розрахунки за договором здійснюються на умовах, визначених у відповідному договорі.

3. У випадку невиконання або неналежного виконання договору нарахування штрафних санкцій забезпечується відповідальним структурним підрозділом після консультацій з бухгалтерською службою.

V.Виконання договорів 

  1. Супроводження договору та забезпечення виконання умов договору здійснює відповідальний структурний підрозділ, який несе відповідальність за перевірку дотримання таких умов.
  2. Приймання чи передача товарів (робіт, послуг) оформлюється накладною або двостороннім актом, що складається сторонами тощо і є підставою для взаємних розрахунків.
  3. Приймання чи передача товарів (робіт, послуг) здійснюється виключно за погодженням з представником відповідального структурного підрозділу та/або матеріально-відповідальної особи шляхом візування відповідного акта/ підписання накладної.
  4. Зі сторони Суду акт/накладна погоджується (візується/підписується) відповідальним структурним підрозділом і подається на підпис голові Суду (або уповноваженій особі Суду), після чого передається до бухгалтерської служби для подальшого опрацювання.

VI.Контроль за виконанням договорів

  1. Загальний контроль за веденням договірної роботи, у межах наданих повноважень, здійснюється заступником керівника апарату Суду.
  2. Відповідальний структурний підрозділ здійснює контроль за термінами виконання договірних зобов’язань, за своєчасним нарахуванням штрафних санкцій за порушення умов договору тощо.
  3. У разі необхідності, з метою отримання практичної допомоги в підготовці матеріалів для пред’явлення претензій до сторони (контрагента), якою було порушено умови договору, або звернення до суду, відповідальний структурний підрозділ звертається до юридичної служби в порядку, встановленому Положенням про порядок ведення претензійно-позовної роботи в Державній судовій адміністрації України та її територіальних управліннях.
  4. Про належне/неналежне виконання договірних зобов’язань і відсутність/наявність претензій до сторони (контрагента) за договором відповідальний структурний підрозділ інформує службовою запискою.
  5. Відповідальний структурний підрозділ щомісячно не пізніше 5 числа місяця наступного за звітним інформує заступника голови суду про стан виконання договірних зобов’язань за встановленою формою згідно з Додатком 2.
  6. Помічник заступника голови суду узагальнює подану відповідно до пункту 5 розділу VІ Положення інформацію щомісячно до 25 числа місяця, наступного за звітним періодом і подає на затвердження/розгляд Голові Суду або особі, яка виконує їх обов’язки.

VIІ. Відповідальність за ведення договірної роботи

  1. Відповідальність за ведення договірної роботи: розроблення, погодження, укладення та виконання договорів, перевірку відповідності виконаних робіт (наданих послуг, поставлених товарів) умовам укладених договорів, достовірність складання накладних/актів приймання-передачі товарів (робіт, послуг) тощо, дотримання термінів виконання договору, своєчасне нарахування штрафних санкцій, у разі неналежного виконання стороною (контрагентом) договірних зобов’язань тощо покладається на відповідальний структурний підрозділ з моменту підготовки проекту договору до повного його виконання.
  2. Відповідальність за своєчасність здійснення фінансових операцій, відповідність їх кодам економічної класифікації видатків бюджету та кошторисним призначенням, правильність нарахування штрафних санкцій, уразі неналежного виконання стороною (контрагентом) договірних зобов’язань покладається на бухгалтерську службу.
  3. Відповідальність за відповідність договорів, стороною за яких є Суд, на предмет запобігання незаконному та неефективному використанню бюджетних коштів, покладається на відділ планово-фінансової діяльності, бухгалтерського обліку та звітності ( бухгалтерську службу).
  4. Відповідальність за відповідність договорів вимогам законодавства, покладається на заступника керівника апарату Суду.
  5. Недотримання порядку ведення договірної роботи, встановленого Положенням, є порушенням трудової дисципліни (невиконання чи неналежне виконання службових обов’язків) і тягне за собою відповідальність винних у цьому осіб відповідно до законодавства.

               Керівник апарату                                                                                           О.С.Шиманська

 

 

 

Додаток 1 до Положення про порядок ведення

договірної роботи в Львівському окружному

адміністративному суді (пункт 2 розділу ІІІ )

ЖУРНАЛ
реєстрації договорів

№ з/п

Реєстраційний номер договору

Дата реєстрації договору

Найменування сторони (контрагента)договору

Предмет договору

Ціна договору

Строк дії договору

Відповідальний структурний підрозділ

Прізвища осіб, які візували проект договору

Посада, прізвище особи, якій передано зареєстрований договір (оригінал) на зберігання

Дата, підпис

Інформація щодо укладення додаткових договорів(угод) до договору або щодо розірвання договору

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

 

Додаток 2 до Положення про порядок

ведення договірної роботи в  Львівському

окружному адміністративному суді

(пункт 5 розділу VI )

Інформація про стан виконання договору

станом на ___ ___________20__ року

 

№ з/п

Номер договору

Дата договору

Найменування сторони (контрагента) договору

Предмет договору та код згідно з ДК 021:2015

Ціна договору

Процедура закупівлі (у разі її застосування) /без проведення процедури закупівлі

Строк дії договору

Стан виконання договору

1

2

3

4

5

6

7

8

9